Un savoir-faire au service des copropriétés

Un service de qualité
 

Le dirigeant de GSI a toujours cherché à se démarquer de ses concurrents en calquant le modèle des grands groupes à son entreprise tout en y apportant la souplesse et l’accessibilité propres aux entreprises familiales de quartier.

 

De même, GSI s’est toujours efforcé d’améliorer la qualité de ses services.

 

C’est ainsi que le cabinet a obtenu en 1998, après un long travail de réorganisation, la certification du LABEL QUALITE - SYNDIC.

 

Cette certification a été élaborée en concertation par des organisations de copropriétaires et de professionnels, avec l’appui des pouvoirs publics.

 

Les critères d’attribution du label sont rassemblés dans un document-référentiel de 21 pages qui peut être consulté sur simple demande à notre cabinet.

 

C’est donc autour du référentiel QUALITE - SYNDIC Réf. S-304, qui définit un engagement de services précis, que nous avons organisé notre travail.

 

Quelques exemples d'engagements

 

  • l’information des copropriétaires : nous adressons aux nouveaux copropriétaires un livret d’accueil qui les informe du fonctionnement de la copropriété et qui présente l’état des comptes, les contrats souscrits, les dernières délibérations de l’assemblée générale, etc…

 

  • la collaboration avec le conseil syndical : le conseil syndical reçoit la copie de tous nos ordres de service, nous lui communiquons dans un délai maximum de trois semaines la copie des documents qu’il souhaite, nous élaborons avec lui l’ordre du jour de l’assemblée générale et le budget prévisionnel, nous requérons systématiquement son avis pour toutes les dépenses supérieures au montant fixé par l’assemblée …,

 

  • la clarté et la transparence du contrat de syndic : notre contrat présente notamment une liste explicitement limitative des tâches non comprises dans la gestion courante et nous nous engageons à ne recevoir aucune commission occulte,

 

  • le règlement des factures à trente jours dans le but d’encourager les entreprises à respecter leurs engagements et de les fidéliser sur le long terme,

 

  • l’engagement de consulter trois entreprises au moins pour des travaux dont le montant est supérieur à 3.000 €,

 

  • proposer tous les cinq ans aux copropriétaires de renégocier ou de remettre en concurrence les contrats souscrits,

 

  • la mise en place d’une procédure permettant de contrôler l’évolution des prix des contrats et l’application des clauses d’indexation,

 

  • la gestion des sinistres : une procédure particulière permet de suivre l’avancement de nos dossiers et de relancer régulièrement les intervenants,

 

  • le suivi des travaux : nous effectuons les visites de chantiers, réceptionnons les travaux en présence du conseil syndical, rédigeons un PV de réception et mettons à jour le carnet d’entretien de l’immeuble,

 

  • le respect des règles de tenue des assemblées générales : consultation préalable du conseil syndical pour l’ordre du jour, respect des délais de convocation et de diffusion du PV, diffusion des devis et d’une simulation faisant apparaître la quote-part de chacun pour le vote de travaux et des documents en rapport avec l’ordre du jour …,

 

  • le strict suivi du règlement des charges par les copropriétaires et l’application d’intérêts de retard au bénéfice du syndicat,

 

  • l’engagement de ne détenir aucune participation dans aucune autre société de prestation de services intervenant directement dans les copropriétés,

 

  • et plus de 50 autres points inscrits au référentiel.

 

Il est important de souligner que l’ensemble des points du référentiel QUALITE SYNDIC faisait l’objet d’un contrôle annuel strict qui était réalisé par un organisme certificateur et que le non-respect de cette charte conduisait à l’exclusion du cabinet du référentiel avec obligation pour le syndic d’en informer les présidents de Conseil Syndical.
Bien que l'organisme certificateur, le BUREAU VERITAS, ait décidé de mettre fin de manière unilatérale aux audits en 2015, nous continuons de respecter la charte de cette certification.
 
 

Nos Points Forts

 

Nous pensons que la certification du référentiel QUALITE - SYNDIC est le gage d’une très bonne qualité de services mais nous estimons qu’elle ne définit qu’une feuille de route, le cadre minimum de nos engagements.

 

C’est la raison pour laquelle nous avons su aller bien au-delà de ses prérogatives en nous fixant d’autres règles de bonne conduite :

Un regard affuté sur les dépenses
 

Outre les décisions prises en assemblées générales, GSI s’engage aussi à consulter en cours d'année plusieurs entreprises pour tous travaux dont le montant est supérieur à 2% du budget annuel.

 

La confiance qui s’est installée au cours des 20 dernières années entre GSI et les entreprises qu’elle fait travailler lui apporte la garantie d’un travail de qualité et à bon marché. Pour autant, nous sommes toujours désireux de faire travailler les entreprises qui nous sont présentées par les copropriétaires.

 

GSI s’est doté d’un outil permettant de contrôler systématiquement que l’évolution des prix des contrats en fonction des indices soit conforme à la clause d’indexation prévue au contrat.

 

Le carnet d’entretien est régulièrement tenu à jour. Il permet de suivre l’évolution des prix des contrats sur plusieurs années.

 

Une discussion est engagée au minimum tous les 5 ans avec le conseil syndical et l’assemblée générale pour décider des remises en concurrence des contrats ou de leur renégociation.

 

Selon le besoin des copropriétés, GSI présente à l’assemblée générale un tableau de suivi des consommations d’eau sur plusieurs années afin de permettre d’en contrôler l’évolution.

 

Contrairement à une autre pratique de grand groupe largement répandue, la comptabilité n’est pas externalisée et le gestionnaire vise toutes les factures.

 

De même, les relevés de dépenses sont toujours joints aux bordereaux de régularisation de charges et le montant des charges locatives y est toujours indiqué.

Réactivité

 

Nous partons du postulat, qu’outre la satisfaction qu’elle génère, une grande réactivité de notre part nous fera gagner du temps en nous évitant d’avoir à gérer de nouveaux appels téléphoniques ou d’avoir à répondre à de nouveaux mails.

 

C’est ainsi que 90% des demandes d’interventions sont traitées dans la journée et que 100% des demandes adressées par mail sont traitées selon l’urgence dans un délai d’une minute à 48h.

 

Notre délai moyen de réponse aux mails est aussi de 48h.

 

En pointe sur la lecture et l’application des nouvelles obligations réglementaires et législatives en présentant dans nos ordres du jour les questions relatives aux nouvelles réformes.

 

Par exemple, nous avons été parmi les premiers à ouvrir dés le mois de septembre 2015 un compte bancaire séparé pour les copropriétés de moins de 15 lots et toutes nos copropriétés ont été immatriculées dés le mois de décembre 2016.

Organisation

 

Nous avons adopté l'unique modèle d'organisation qui ait fait ses preuves en matières de gestion de copropriété : pour chaque portefeuille d'immeubles est affecté un gestionnaire, une comptable et une assistante.

A ce jour, 2 équipes sont pleinement constituées et une 3ème est en cours de constitution.

Transparence et Accessibilité

 

Nous orientons tous nos efforts sur la disponibilité, la convivialité et sur la transparence de nos comptes.

 

Contrairement à une pratique largement répandue, nous avons pris le parti de laisser ouvert notre standard téléphonique toute la journée.

 

Vous pouvez donc  joindre l’assistante, la comptable ou le gestionnaire par téléphone (sans répondeur), tous les jours de la semaine de 9H30 à 12H et de 14H à 17H30. Une permanence téléphonique est aussi assurée le samedi matin pour recevoir et traiter les urgences.

 

L'accueil physique du Cabinet est également ouvert aux copropriétaires librement ou sur rendez-vous 5 jours / 7.

 

Les situations comptables des copropriétaires sont désormais disponibles à tous par extranet.

 

Dans la mesure du possible, nous mettons toujours les membres du conseils syndical en copie des mails que nous adressons afin de les tenir informés du suivi des demandes.

Contrat

 

Notre contrat était conforme à l’arrêté du 19 mars 2010 en ce qui concerne les honoraires et la mission de gestion courante du syndic mais il était aussi conforme à la recommandation n°11-01 de la commission des clauses abusives.

 

Outre les heures de présence aux assemblées générales et le temps passé sur les contentieux, GSI ne facturait que très peu de vacations supplémentaires.

 

Le contrat que nous vous présentons désormais est le contrat "unique" qui est obligatoire depuis le 1er juillet 2015 conformément aux nouvelles dispositions de la loi ALUR.

 

Ce contrat est le même pour tous les syndics et le seul moyen de comparaison est le montant de sa rémunération forfaitaire ainsi que le taux horaire de quelques rares prestations particulières désormais facturables (tenue des assemblées générales et réunions de conseil syndical au delà de 20h00, présences aux expertises, contentieux).

 

La rémunération forfaitaire du syndic intègre donc désormais les honoraires de tenue d'assemblées générales et de conseils syndicaux jusqu'à 20h00, les frais de copies (y compris les convocations aux AG et les PV), la saisie ou l'éventuel relevé des compteurs d'eau, etc...

 

Nos honoraires tiennent compte de la taille et de l’âge de votre résidence, de ses équipements et de son éloignement.

 

Selon ces critères, ils peuvent varier de 120 € à 250 € HT par lot principal.

 

Consultez-nous par mail gsi@ladresse.com

ou par téléphone au 01.60.08.46.46

 

Assurances

 

Afin de pouvoir négocier de meilleures conditions d'assurance pour les copropriétés que nous gérons et les présenter en assemblée générale, nous nous sommes inscrits au registre de l'ORIAS.

Pour autant, nous ne sommes pas courtiers en assurance. Notre rôle se cantonne au conseil des copropriétés.

 

 

© 2014 par le Cabinet GSI

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