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La Comptabilité de la Copropriété
Les charges que règlent les copropriétaires sont une nécessité car vos habitations sont soumises à l’épreuve du temps, et si elles ne sont pas entretenues, c’est votre patrimoine qui se dégrade. Vos immeubles vivent ! Les parties communes sont nettoyées, les ascenseurs circulent, les ordures sont enlevées…
Payer les charges en temps et en heure c’est conserver la bonne tenue de l’immeuble et le plaisir d’y habiter. C’est aussi permettre d’assurer la pérennité d’un patrimoine qui constitue, pour une majorité d’entre nous, l’essentiel de notre effort d’épargne.
LES CHARGES DE COPROPRIETE
La loi définit deux catégories de charges de nature différente :
- Les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l'administration des parties communes.
Ce sont les dépenses d’éclairage et de nettoyage des parties communes, les frais de gestion et d’administration, de procédure, les coûts du gardiennage ainsi que les assurances de l’immeuble etc…
Ces charges sont réparties selon les dispositions du règlement de copropriété qui prévoit bien souvent des charges générales à l’ensemble immobilier, des charges par bâtiment, voire par escalier.
La répartition de ces charges est effectuée de manière proportionnelle entre tous les copropriétaires, ou seulement entre certains d’entre eux, lorsque la dépense, un ravalement par exemple, ne concerne qu’un seul bâtiment.
Les copropriétaires contribuent à ces charges en fonction de la valeur relative de leur partie privative rapportée à la valeur globale de l’ensemble des lots privés.
- Les charges générées par les services collectifs et les équipements communs :
Rentrent dans cette catégorie les dépenses liées au chauffage collectif et à l’ascenseur… Leur répartition est ici fonction de l’utilité. Mais attention, il ne faut pas confondre utilité et utilisation. La mise à disposition du service suffit pour créer l’obligation de payer quelque soit l’usage qui est en est fait par l’occupant.
Ainsi le copropriétaire qui habite un étage élevé et qui n’utilise pas l’ascenseur doit contribuer aux charges de cet équipement.
Exemple :
Les frais de chauffage sont fonction du volume chauffé ; les frais d’ascenseur tiennent compte de l’étage. Par ailleurs, si un propriétaire s’équipe d’une antenne parabolique pour capter les émissions transmises par satellite (ce qui nécessite l’accord de la copropriété), il n’en continue pas moins de supporter les charges de l’installation hertzienne collective.
Le règlement des charges de copropriété constitue une des principales obligations des copropriétaires, et cette obligation demeure, quelque soient les conditions d’utilisation du logement.
Aucun copropriétaire ne peut s’exonérer de ses charges
Approbation des comptes et quitus. Ce sont deux notions distinctes :
L’approbation des comptes vise la seule comptabilité du syndicat, tenu par le syndic.
Le quitus est l’appréciation favorable de la gestion du syndicat assurée par le syndic.
LA TENUE DES COMPTES
Les comptes du syndicat des copropriétaires sont tenus par le syndic de manière distincte pour chaque immeuble. Ils comprennent des comptes généraux qui enregistrent les écritures propres à l’ensemble de la copropriété – (compte de charges, travaux…) – et des comptes individuels dans lesquels sont comptabilisés les mouvements pour chaque copropriétaire.
Contrairement à une société industrielle ou commerciale dont l’objectif est d’exercer une activité bénéficiaire, le syndicat de copropriété est une structure qui gère des dépenses pour l’entretien, le fonctionnement et l’amélioration de l’immeuble.
Pour faire face à aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l’assemblée générale peut fixer des modalités différentes.
La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre soit 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre de chaque année.
Il est procédé environ 3 à 4 mois après la fin de l’exercice à un appel de régularisation des charges. Cette opération consiste à rembourser aux copropriétaires le montant des provisions qui ont été appelées et d’appeler en contrepartie le montant des dépenses qui ont été réellement engagées par le syndicat.
LE CONTROLE DES COMPTES
La comptabilité du syndicat donne lieu à de nombreux contrôles.
- Le contrôle du conseil syndical. Il est dans les attributions de celui-ci, de viser la comptabilité, les dépenses, leur répartition, les conditions dans lesquelles sont passées et exécutées les marchés et l ‘ensemble des autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution.
- Tout copropriétaire, avant la tenue de l’assemblée générale qui approuvera les comptes, peut prendre connaissance, chez le syndic, des pièces justificatives des charges de copropriété. Cette consultation s’effectue selon des modalités définies par l’assemblée générale.
- L’assemblée générale est la seule instance habilitée à approuver les comptes du syndicat.
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