Extranet et dématérialisation

Extranet copropriété : contenu et honoraires spécifiques

Extrait Publication FNAIM du 06/03/2015

Déjà mis en place depuis quelques années par certains syndics, l’extranet copropriété est dorénavant expressément prévu dans la loi du 10 juillet 1965.

En effet, l’article 18 de la loi précitée prévoit l’obligation pour les syndics, « de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la loi ». Il précise en outre que « cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat des copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».

Le syndic, lorsqu’il est professionnel, a l’obligation de proposer ce nouvel outil technologique aux copropriétaires. Toutefois, il ne peut leur imposer. En effet, les copropriétaires ont la possibilité, à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, de s’opposer à l’installation d’un extranet.

Le texte ne définit pas la nature des documents dématérialisés que doit contenir cet extranet. Il est simplement question des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou à celle des lots gérés. Autre précision, la nature des documents mis à la disposition des membres du conseil syndical doit être différente de celle mise à la disposition de l’ensemble des copropriétaires.

Dans ces conditions, le contenu de cet extranet peut être librement négocié entre le syndicat des copropriétaires et le syndic. La loi ne fige rien.

Toutefois, la FNAIM considère, pour éviter de trop grandes disparités entre les syndics qui disposent des ressources techniques / financières / humaines leur permettant de proposer des outils extrêmement perfectionnés et ceux qui n’ont pas ces mêmes moyens, qu’il est indispensable de prévoir un contenu minimum de cet extranet.

Notez toutefois, que ce socle minimal souhaité ne doit pas empêcher les syndics, dans le cadre de leurs relations commerciales avec leurs clients, d’offrir des fonctionnalités ou des services, qui iraient au-delà de ce contenu minimum.

C’est dans ces conditions, qu’après concertation avec des organisations représentatives des consommateurs et des professionnels, la FNAIM a adressé les propositions suivantes auprès du CNTGI.

Contenu minimum pour les copropriétaires:

- Règlement de copropriété et ses modificatifs + EDD que le syndic détient

- Carnet d’entretien daté – Mise à jour annuelle

- Convocation annuelle + annexes (comprenant l’arrêté des comptes de l’immeuble, le dernier décompte de charges, le relevé i individuel du copropriétaire)

- 3 derniers procès-verbaux

- Fiche synthétique de l’immeuble (lorsqu’elle sera obligatoire)

- Diagnostics

- Copie des appels de fonds du copropriétaire sous format PDF.

Contenu minimum pour les membres du conseil syndical:

- Même documents que ci-dessus

- Compte rendu du conseil syndical s’il le souhaite

- Liste des fournisseurs + date d’échéance des contrats + date de préavis.

Sur la question des honoraires, notez que la mise à disposition d’un extranet ne pourra pas donner lieu à la facturation d’honoraires particuliers de la part du syndic. Cette prestation rentre alors dans le forfait de gestion courante conformément au nouveau Décret à paraître concernant le contrat du syndic.

Le décret qui fixe la liste minimale des documents devant figurer sur l’extranet de la copropriété est publié

Extrait Publication FNAIM du 27/05/2019

Alors que la loi ALUR du 24 mars 2014 ne l'avait pas prévu, la loi ELAN du 23 novembre 2018 a modifié le dernier alinéa de l'article 18 I de la loi du 10 juillet 1965 pour préciser qu'un décret fixera la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.

Ce décret du 23 mai 2019 a été publié au journal officiel du 24 mai 2019.

Rappelons que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.

Ainsi :

- La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé accessible à l'ensemble des copropriétaires, est la suivante :

1° Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;

2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;

3° Le carnet d'entretien de l'immeuble ;

4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;

5° Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité

6° L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;

7° Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

9° Le contrat de syndic en cours.

- La liste minimale des documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé, est la suivante :

1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle

2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;

3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;

4° Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

- La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé accessible aux seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle définies à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, est la suivante :

1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;

2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires

3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;

4° La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;

5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée.

Ce décret entrera en vigueur le 1er juillet 2020.

Il est également précisé que le 4° du deuxième point (les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années) s'appliquera aux avis d'appel de fonds transmis par le syndic à compter du 1er juillet 2020.

La présence physique des copropriétaires à l’assemblée générale devient une option parmi d’autres - Décret du 27/06/2019

Publication FNAIM du 01/08/2019

Parmi les nouveautés introduites par la loi ELAN dans la loi du 10 juillet 1965, figure le nouvel article 17-1 A qui permet désormais aux copropriétaires de participer à l'assemblée générale sans y être physiquement, par l'intermédiaire d'une visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés apporte des précisions sur les modalités de mise en œuvre de ce nouveau mode de participation à distance aux assemblées générales, censé lutter contre l'absentéisme aux assemblées générales.

Le principe posé par le nouvel article 13-1 du décret du 17 mars 1967 est qu'il appartient à l'assemblée générale de décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant.

Cette décision doit être prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical.

L'assemblée fera donc son choix sur la base de ces devis, sachant que le coût de l'opération sera supporté par le syndicat des copropriétaires.

L'article 13-1 précise in fine qu'afin de garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Il s'agit donc bien d'un procédé devant permettre aux copropriétaires de véritablement participer à distance, en temps réel, aux débats qui auront lieu en assemblée générale.

Un nouvel article 13-2 prévoit que le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.

Pour tenir compte de la participation des copropriétaires à l'assemblée par le biais de ces nouveaux moyens de communication, le contenu de la feuille de présence énoncé à l'article 14 du décret de 1967 est modifié.

La feuille de présence indiquera désormais pour chaque copropriétaire ou associé s'il est présent physiquement ou représenté ou s'il participe à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Par ailleurs, dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence doit préciser, le cas échéant, si le mandataire participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

L'émargement de la feuille de présence n'est désormais requis que pour les copropriétaires physiquement présents à la réunion.

De même, le contenu du procès-verbal visé à l'article 17 du décret de 1967 est adapté puisque les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique, de faire connaître son vote devront y être mentionnés.

L'article 17 modifié prévoit également que dès lors que le registre des assemblées est tenu sous forme électronique, la feuille de présence et les procès-verbaux d'assemblée peuvent être établis et signés sous forme électronique dans les conditions de l'article 1367 du code civil.

Notons enfin que le décret du 27 juin 2019 n'apporte aucune précision quant à la mise en œuvre du vote par correspondance, avant la tenue de l'assemblée, au moyen d'un formulaire, qui sera, en pratique, probablement plus utilisé que des systèmes de communication électronique certes plus modernes, mais plus onéreux et dont le coût sera sans doute dissuasif pour de nombreux syndicats.